Automação Escolar: 7 processos para otimizar a gestão escolar

No nosso cotidiano usamos redes sociais, aplicativos de entrega, transporte privado, bancos digitais e muito mais. Nas escolas, embora algumas pessoas não conheçam, a tecnologia está cada vez mais presente.

A automação escolar otimiza o ensino à distância e é uma excelente tecnologia educacional.

Ao investir em tecnologia, mais que modernizar a escola, você dá um passo estratégico muito importante – e necessário – que impacta diretamente na velocidade e na qualidade do serviço oferecido.

Neste artigo, vamos te apresentar as principais vantagens de processos automatizados e as áreas que eles podem melhorar na sua instituição de ensino. Continue a leitura!

Por que automatizar a gestão da minha escola?

Automação escolar significa melhorar o serviço oferecido e é uma garantia de mais tempo para desenvolver um ensino de qualidade. Isso acontece porque, com o uso das ferramentas certas, você otimiza o trabalho da sua equipe, melhora os processos e economiza tempo e dinheiro. Confira outras vantagens:

• Otimização de processos;

• Mais tempo para atividades relevantes;

• Melhora a experiência dos pais com a escola;

• Facilita emissão de documentos e boletins;

• Aumenta a produtividade;

• Os dados ficam seguros, armazenados na nuvem;

• Reduz gastos operacionais;

• Elimina os erros manuais;

• Dá total controle da sua instituição;

7 processos de automação escolar:

1. Relatórios

Gerenciar o andamento da sua instituição envolve analisar uma série de números e gráficos.

Entretanto, se a cada análise você e sua equipe precisarem cruzar planilhas e reunir anotações avulsas, provavelmente vão gastar muito tempo e ter um grande trabalho.

Por outro lado, quando você reúne todos os números e informações da sua instituição em uma única plataforma, que exporta relatórios em poucos cliques, o trabalho fica muito mais dinâmico e otimizado. Além disso, é mais simples encontrar as respostas que você está procurando.

Com a automação escolar fica fácil tomar decisões estratégicas baseadas em dados concretos. Um Sistema de Gestão Escolar permite que você tenha acesso a relatórios como: evasão, pagamentos, inadimplência, aniversariantes, entre outros.

Isso permite a emissão de relatórios de forma muito mais rápida e efetiva.

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2. Emissão de cobranças

Emitir boletos e entrar em contato com todas as famílias para lembrar das mensalidades toma muito tempo das secretarias que não contam com tecnologia.

Por isso, fazer essa ação de forma manual é um grande atraso para sua equipe, que pode direcionar o tempo para a gestão de tarefas mais relevantes, como a cobrança de inadimplentes.

Com as automações do Sistema de Gestão Escolar, você programa um fluxo de cobranças e lembretes uma única vez e pronto – o resto trabalho será feito automaticamente pelo sistema.

Assim, as famílias serão lembradas, por e-mail ou SMS, sua equipe ganha tempo, e você ainda evita os atrasos por esquecimento – reduzindo a taxa de inadimplência.

3. Controle de fluxo de caixa

Imagine um cenário em que escolas precisam gerenciar diversas planilhas financeiras, cadernos de controle, anotações em agendas… tudo de forma manual para entender os gastos da escola.

Isso é algo caótico pois dá margens para muitos erros, pois um documento perdido ou uma folha não conferida pode alterar muito o balanço de caixa.

Contando com tecnologia para automação escolar da gestão, você consegue gerenciar todo o financeiro em uma única plataforma, que ainda integra os demais setores da instituição.

Assim, é possível ter uma visão global, enviar cobranças, acompanhar casos inadimplentes, gerenciar as entradas e saídas do caixa, criar diferentes planos de pagamento, acompanhar a liquidação automática deles e muito mais.

4. Recebimento de mensalidades

Melhorar a experiência de pagamento dos pais também é importante.

Com um sistema de gestão, outra tarefa que você consegue automatizar é o recebimento de mensalidades, com a geração de um código de Pix ou com o pagamento recorrente no cartão de crédito.

Dessa forma, os pais não precisam esperar os boletos chegarem todos os meses.

Com o lançamento do plano de pagamento no cartão, eles serão cobrados a cada mês pelo valor da mensalidade, sem comprometer todo o limite do cartão.

Isso reduz muitas etapas no processo de cobrança, ataca diretamente a inadimplência e evita qualquer contratempo no pagamento.

5. Documentos

Toda escola emite uma série de documentos para as famílias. Nos finais de bimestre, parece que a demanda triplica e a secretaria precisa dar conta de organizar os boletins, atender as famílias, gerar e entregar cada documento.

Todavia, isso não precisa ser uma realidade na sua instituição.

Ao automatizar a gestão, você pode emitir documentos pelo sistema em poucos cliques. E mais: os pais nem precisam sair de casa para fazer a solicitação.

É o fim das filas na sua secretaria, porque tudo é resolvido online. É possível emitir comprovantes de matrícula, histórico, boletins, declarações e tudo o que precisar.

Dessa forma, além de facilitar o lado da sua equipe, as famílias ficam satisfeitas com a agilidade do processo, você não gasta papel e os erros humanos serão reduzidos a zero.

6. Gestão da captação de alunos

Captação de alunos é outro desafio para as escolas, principalmente quando o processo é pouco profissional.

Muitas anotações avulsas, visitas guiadas para agendar, contato de retorno para fazer, envio de emails… se a instituição não tiver muita organização e estratégias bem definidas é quase certo que a captação não será das melhores.

A captação para funcionar bem, além da comunicação e da publicidade bem feitas, precisa ser estruturada, manter contato frequente e criar relacionamento com os interessados.

No Sistema de Gestão Escolar é possível criar cadências de email para que o contato não esfrie, além de marcar visitas e reuniões de apresentação, acompanhar o andamento de cada interessado e, ainda, entender os motivos pelos quais alunos se matriculam ou não em sua instituição.

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7. Notas e boletins

A automação escolar com um software de gestão, você emite boletins em alguns cliques.

Facilite o trabalho da sua equipe e acabe com as dores de cabeça por conta dos erros de trabalhos manuais.

Use o sistema para registrar as notas dos alunos e gerar os boletins, sem estresse nenhum. Além disso, o sistema é intuitivo e simplifica o lançamento de notas, de aulas e do controle de frequência.

Como a tecnologia vai te ajudar com isso?

Reconhecer a importância da tecnologia para sua gestão e ter uma visão estratégica para investir nas ferramentas certas é um passo muito importante para a profissionalização dos processos da sua escola e para a garantia de maior eficiência.

A gestão financeira fica mais assertiva, as famílias se engajam mais e as decisões são tomadas com base em dados reais. Já são diversas ferramentas pensadas exclusivamente para a realidade do setor educacional.

Com o Sistema de Gestão WPensar, por exemplo, você consegue ter uma visão global da sua instituição, unindo os setores acadêmico, pedagógico, financeiro e de captação.

Além disso, facilita o pagamento das mensalidades, reduz a inadimplência, gerencia o processo de captação, emite documentos e boletins em poucos cliques.

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Conclusão

A automação escolar pode certamente facilitar o trabalho na escola. Por isso, se sua escola está perdendo muito tempo com burocracias, buscar uma automação pode ser a resposta.

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