Controle de caixa escolar: passo a passo para criar o seu

Fazer o controle de caixa escolar é fundamental para uma instituição de ensino bem-sucedida.

Além de ajudar a garantir a saúde financeira de seu empreendimento, essa prática de gestão financeira escolar permite fazer investimentos com mais segurança e desenvolver sua escola com uma visão de longo prazo.

E esses são apenas exemplos das vantagens do controle de caixa escolar. Continue sua leitura e entenda mais:

O que é controle de caixa escolar na prática?

No contexto da gestão financeira escolar, o controle de caixa é basicamente o processo de registrar de forma detalhada todas as entradas e saídas de dinheiro de sua instituição de ensino.

Além disso, o controle de caixa escolar envolve também o monitoramento dessas trocas financeiras, além da análise e acompanhamento de todas as receitas e despesas.

Esse registro pode ser feito com um tradicional livro-caixa, por meio de planilhas digitais ou mesmo de forma mais tecnológica. Hoje, o controle de caixa escolar já faz parte do repertório de funcionalidades de um sistema de gestão escolar como o Sponte.

Benefícios do controle para o financeiro escolar

O controle de caixa escolar tem muitas funções na gestão de uma instituição de ensino.

Ele pode ser visto como um diagnóstico das suas finanças, um mapa para novos investimentos, uma base estrutural para guiar a gestão financeira escolar, entre outras possibilidades.

Entenda seus benefícios em detalhes:

Corte de gastos

Um bom registro das movimentações financeiras na escola ajuda a ver com clareza quais custos são realmente importantes e quais gastos podem ser simplesmente deixados de fora.

Assim, você pode cortar gastos sem perder nada na produtividade e na efetividade de sua instituição.

Percepção de gargalos na gestão financeira escolar

Ao registrar seu financeiro escolar, você poderá notar se há algum custo muito alto ou outro tipo de gargalo prejudicando seu sucesso.

Previsibilidade financeira

Com um bom controle de caixa escolar, você pode evidenciar as receitas e os custos fixos, além de estimar de forma aproximada as movimentações variáveis. Com isso, sua gestão ganha previsibilidade financeira no curto, médio e até longo prazo.

Planejamento de investimentos

Para oferecer o melhor ensino possível, uma escola precisa crescer, buscar novidades, oferecer formação continuada para os professores, otimizar a infraestrutura, etc.

Tudo isso requer investimentos financeiros. E o controle de caixa escolar permite avaliar quais investimentos são possíveis dentro da previsibilidade financeira que já comentamos.

Tomada de decisões

A gestão financeira escolar envolve várias decisões, desde investimento até cortes de gastos. Se você tiver um bom controle de caixa — com previsibilidade e planejamento — essas decisões terão uma base muito mais segura.

6 passos para fazer o controle de caixa escolar

Como vimos, o controle do caixa escolar se dá basicamente com o registro diário de suas movimentações financeiras.

No entanto, se você quer um caixa bem organizado e que realmente ofereça todas as vantagens que mencionamos acima, é preciso de um pouco mais de planejamento. Confira os principais passos:

1. Definir responsabilidades na gestão financeira escolar

Um problema comum em equipes que não delegam a responsabilidade de maneira clara é que o controle de caixa escolar acaba não acontecendo, porque uma pessoa esperou que outra o realizasse.

Outro gargalo é quando ocorrem problemas. Você não saberá de quem cobrar as soluções, porque não sabe quem foi o responsável pelo erro.

Portanto, ao definir quem são as pessoas responsáveis pelo controle do caixa escolar, você consegue superar esses problemas e o processo tem mais chances de ser bem sucedido.

2. Registrar todas as receitas e despesas

Este ponto é importante. Muitas equipes acabam esquecendo alguns registros, ou não dando importância para valores menores, e isso pode acabar se tornando um grande gargalo em sua gestão.

Por isso, busque registrar qualquer entrada ou saída de dinheiro, de forma clara e detalhada.

3. Classificar as movimentações do financeiro escolar

Para ter um registro detalhado, é necessário classificar muito bem cada movimentação financeira. Isso permite ter uma visão mais clara e efetiva das receitas e despesas.

As primeiras quatro divisões devem ser:

Receitas fixas
Receitas variáveis
Despesas fixas
Despesas variáveis

Mas não se limite a essas opções. Crie também nomenclaturas padrão para cada grupo de gastos, o que vai mostrar quanto você está gastando ou recebendo de cada área específica.

Vamos entrar em cada classificação e mostrar subdivisões importantes para deixar seu caixa bem organizado.

Receitas fixas

Aqui coloque todos os valores que entram de forma periódica em sua escola. A principal receita fixa provavelmente será o valor das mensalidades, mas também podemos considerar rendimentos de aplicações financeiras, por exemplo.

Sua escola pode ter outras fontes de receita fixa. Então busque registrar todos aqui.

Receitas variáveis

Neste espaço ficam as receitas pontuais, que não se repetem sempre. Podemos considerar os rendimentos de algum evento, a entrada de capitais de investidores, a venda de algum bem, entre outros. Tudo deve estar nomeado e detalhado em seu registro.

Despesas fixas

Nas despesas fixas, podemos registrar aluguel, energia, água, etc. Os valores podem variar um pouco, mas geralmente são gastos previsíveis. Outro exemplo é o das manutenções programadas.

Despesas variáveis

Neste espaço, registre investimentos na escola, consertos emergenciais, gastos com eventos e viagens, entre outros.

4. Organizar contas a pagar

Para ter um controle de caixa escolar efetivo, registre também — em um espaço separado — as contas a pagar no futuro. Isso dá mais clareza e previsibilidade para suas finanças.

Deixe tudo detalhado, com data de pagamento e previsão orçamentária, para garantir esse dinheiro e evitar o risco de inadimplência.

5. Prever entrada de valores no financeiro escolar

Assim como é importante prever as contas a pagar, faça uma estimativa dos valores a receber nos próximos meses, para fortalecer sua previsibilidade orçamentária.

Além disso, esse tipo de estimativa ajuda a perceber se as receitas estão entrando dentro das expectativas ou se é preciso buscar formas de aumentar seu potencial.

6. Manter o controle de caixa escolar atualizado diariamente

O último passo é simples: crie uma rotina para cuidar da sua gestão financeira escolar todos os dias. Não dá para passar nem um dia sem registrar suas receitas e despesas no caixa escolar.

10 dicas para melhorar sua gestão financeira escolar e seu fluxo de caixa

Agora que você já sabe como fazer um bom controle de caixa escolar, separamos algumas dicas para te ajudar a ter uma gestão ainda mais efetiva de suas finanças. Confira:

1. Construir uma reserva financeira

Todo mês, separe um valor para construir uma reserva para sua escola. Esse dinheiro deve estar disponível para lidar com emergências e para ajudar em investimentos.

2. Diversificar rendimentos

Contar apenas com as mensalidades pode ser arriscado em uma escola. Por isso, expanda suas fontes de renda com a venda de materiais escolares, comercialização de alimentos, eventos estudantis, investimentos em ações ou fundos para aumentar sua rentabilidade, entre outros.

3. Controlar custos

Ao comentar as vantagens do controle de caixa escolar, mencionamos a possibilidade de perceber gastos altos e desnecessários. Então agora é hora de usar essa informação na prática!

Controle seus custos, cortando tudo o que não é importante e reduzindo gastos onde for possível — mas sempre com cuidado para não prejudicar a qualidade do ensino e o bem-estar da comunidade escolar.

4. Combater a inadimplência escolar

O maior inimigo da previsibilidade financeira escolar é a inadimplência. Alunos que não pagam suas mensalidades podem prejudicar todo o seu planejamento.

Por isso, invista em meios de pagamento eficientes e conte com uma equipe responsável por monitorar, limitar e combater a inadimplência.

5. Negociar com fornecedores

Na hora de comprar materiais e equipamentos, ou investir em sua estrutura, busque sempre negociar com os fornecedores para conseguir preços mais acessíveis e evitar extrapolar seu orçamento.

6. Acompanhar tendências do mercado educacional

Fique sempre de olho no que há de novo no mercado educacional — sejam novas tecnologias, sejam metodologias de ensino ou práticas para controlar suas finanças.

Manter-se atualizado ajuda a sempre atrair novos alunos e organizar sua gestão financeira escolar com maior eficiência.

7. Planejar o orçamento anual

Sabemos que o início do ano é cheio de responsabilidades, como captar alunos, fazer ensalamento, organizar currículos educacionais, preparar a escola, etc.

No entanto, no meio de tantas demandas, organize tempo para mais uma: prever seu orçamento para o ano que está começando.

Já estabeleça uma estimativa do que pode ser gasto com investimentos, materiais, equipamentos, etc. Sem jamais esquecer da reserva de emergência.

8. Ter flexibilidade em sua gestão financeira escolar

Imprevistos, às vezes, são inescapáveis. Por isso, busque construir um planejamento flexível, com planos de contingência caso as coisas não sigam exatamente como você previu.

9. Controlar os estoques da escola

Materiais educacionais, alimentos, equipamentos esportivos, estrutura de secretaria, entre tantos outros. Sua escola é repleta de itens que precisam estar organizados e bem controlados, para evitar perdas e a compra excessiva.

10. Utilizar os dados do controle de caixa escolar para tomada de decisões

Já comentamos que um bom controle de caixa escolar ajuda na hora de tomar decisões, não é?

Mas não basta contar com os dados — é preciso realmente usá-los! Faça relatórios, organize as informações, compartilhe com sua equipe e veja como seu fluxo de caixa pode impactar nas decisões.

A importância de um sistema de gestão escolar

Há mais de uma forma de fazer o controle de caixa escolar, indo desde os tradicionais livros-caixas até opções mais tecnológicas. Mas nenhuma delas supera o uso de um bom sistema de gestão escolar, como o Sponte.

No Sponte, todas as funcionalidades da escola estão integradas, o controle de caixa se torna automatizado e é possível visualizar todas as entradas e saídas de maneira simplificada e em tempo real.

Com tudo isso, o controle diário se torna muito mais eficaz.

Conheça mais sobre todas as funcionalidades do sistema Sponte aqui.

Conclusão

O controle do caixa escolar é um trabalho que parece simples, mas se for feito de forma efetiva e organizada, seu impacto nos resultados da escola é muito mais positivo.

Ao longo deste artigo, exploramos técnicas para fazer isso e melhorar a gestão financeira escolar como um todo.

Assim, ficou claro que, para ter ótimos resultados, é fundamental ter planejamento, flexibilidade, responsabilidade e tecnologia nesse processo.

Como fazer o controle de caixa escolar com sucesso