Como fazer uma campanha de matrículas para escolas particulares

A campanha de captação de alunos, ou campanha de matrículas, é um dos momentos mais importantes para a saúde de uma escola e uma grande preocupação da gestão escolar.

Mas afinal, como fazer uma campanha de captação de alunos? Quais os passos para aumentar o número de matrículas na sua escola particular? Descubra neste artigo! Boa leitura.

O que é uma campanha de matrícula?

Uma campanha de matrículas para escolas particulares é uma série de ações estratégicas planejadas para atrair e captar novos alunos, além de garantir a renovação de matrículas dos alunos já matriculados.

O objetivo é divulgar a escola e seu diferencial competitivo a fim de atrair mais alunos para a instituição.

Além disso, a campanha de matrículas também visa fortalecer o relacionamento com os pais e responsáveis, mostrando como a escola pode ser a melhor escolha para o desenvolvimento educacional e pessoal das crianças.

Ademais, uma boa campanha pode ajudar a escola a se diferenciar no mercado competitivo de educação e garantir um fluxo constante de matrículas e renovações.

Quando fazer a campanha de matrículas?

As campanhas de matrículas começam no segundo semestre, normalmente entre setembro ou outubro, ficando de acordo com as preferências da escola a data de início.

É bom começar cedo pois isso quer dizer que será mais tempo divulgando a instituição, ou seja, maior chance de conseguir mais alunos.

Além disso, começar muito tarde traz problemas com relação as férias, porque muitos eventos que você poderia realizar seriam impedidos pelas férias.

Quem participa da campanha de matrículas?

Do departamento financeiro à administração escolar, dos professores aos coordenadores de marketing, todos precisam participar da campanha.

Para isso, veja algumas ações que cada um pode fazer para potencializar as matrículas:

• Os professores podem ficar responsáveis para ligar para os seus alunos e responsáveis incentivando-os a fazerem a rematrícula. A escola pode premiar os professores das turmas que baterem a meta de rematrículas com prêmios.
• O financeiro e secretaria podem fazer um horário estendido, deixando essas áreas abertas até 20h, por exemplo, para que os pais que trabalham possam ir fazer a rematrícula ou matrícula de seus filhos.
• A equipe de vendas pode intensificar as ligações ou fazer um evento externo próximo ao dia principal de matrículas.
• Os coordenadores de marketing podem potencializar suas campanhas através das redes sociais.
• A gestão pedagógica faz “marketing de guerrilha”, divulgando sua escola em eventos do município.

Como preparar as campanhas de matrículas?

Tudo que é bem feito na vida passou por um processo de planejamento. O mesmo acontece com uma campanha de captação de alunos.

Veja alguns passos de planejamento da campanha em seguida.

Conheça seu público

Antes de qualquer coisa, quando se fala em marketing para escolas e ações comerciais para captação de alunos, é preciso entender o conceito de público-alvo.

No caso, esses seriam o grupo “ideal” de consumidores a quem a sua comunicação se dirige.

Uma vez que você define o seu público, é importante direcionar a propaganda para captar alunos exatamente para ele.

Indispensáveis para o sucesso da instituição e das propagandas, existem algumas perguntas a serem feitas antes de definir a forma de captação de alunos:

• Qual a idade média do público-alvo?
• Qual o gênero predominante no público-alvo?
• Qual a renda média do público-alvo?
• Qual a escolaridade do público-alvo?
• Qual a idade média do público-alvo?

A partir dessas perguntas, é possível montar o que chamamos de persona. A persona para o marketing é um representativo ideal do que seria um de seus clientes.

Com frequência, as empresas nomeiam a persona, dão idade, profissão e preferências para ela de acordo com a maioria do seu público-alvo.

Para dar sequência às estratégias de campanha para a captação de alunos, é apropriado ter isso bem definido para economizar tempo e fazer com que sua campanha para captação de alunos seja mais efetiva.

Vale a pena também fazer uma boa pesquisa no contexto de sua cidade e nas escolas concorrentes para ter estratégias mais assertivas para cativar seu público.

Trace metas

As metas são os objetivos que a instituição deseja alcançar de forma quantitativa.

O objetivo da campanha de matrículas é claro: proporcionar o crescimento da instituição de ensino através da captação de novos alunos e da manutenção daqueles que já estudam na escola.

As metas, no entanto, contabilizam o número de novas matrículas a serem atingidas, quanto a escola deseja faturar no ano através das mensalidades e a porcentagem de rematrículas que deseja atingir.

Essas metas são discutidas entre a gestão escolar, mantenedora quando se é franquia, financeiro e, em alguns casos, com o corpo docente.

Defina um cronograma

Para que suas metas sejam atingidas, é preciso definir um cronograma detalhado com

as ações que serão realizadas ao longo do período de matrículas. Defina:

• Quando será feita cada publicação nas redes sociais da escola e quais serão essas publicações. Marque datas importantes, como o dia do estudante e eventos regionais.
• O período de rematrícula.
• Quais serão os dias de plantão de matrículas.
• As datas das ações;
• A data do dia D.

Capacite sua equipe

Antes do dia do lançamento da campanha de rematrículas, é muito importante que seja feito um treinamento com a equipe, toda ela.

1. Faça um treinamento com a equipe comercial mostrando:

• qual será o discurso de venda,
• os benefícios a serem oferecidos,
• os passos da matrícula,
• possíveis quebras de objeção,
• técnicas de venda etc.

Esse treinamento também deve envolver a secretaria da escola, já que, muitas vezes, a secretaria participa desse processo. Além disso, a matrícula é feita na secretaria.

2. Faça um treinamento com os professores, explicando:

• As datas;
• Como será a campanha;
• O tema da campanha;
• Eventos especiais;
• Os bônus que eles podem ter por indicação de alunos e percentagem de alunos matriculados.

3. Treine os demais funcionários. Isso pois, quando um pai visita a escola, todos fazem a diferença.

• Explique o cronograma;
• Mostre as ações que serão feitas;
• Detalhe o processo de matrículas;
• Instrua-os como lidarem com os pais se abordados por eles;
• Explique os bônus que eles podem ter por indicação de alunos.

Desse modo, a equipe estará preparada para lidar melhor com essa movimentação da escola.

Faça um lançamento para sua equipe primeiro

Antes de lançar para os alunos, faça um evento especial com a sua equipe.

Nesse evento, você pode fazer um momento de descontração também, como:

• Um almoço;
• Uma noite da pizza;
• Uma noite de bolos;
• Uma tarde do chá;
• Irem em um rodízio;
• Levar a equipe em um parque de diversões etc.

Isso vai levantar a moral e motivar a equipe para que sua campanha seja um sucesso.

5 dicas para arrasar na campanha de matrículas

Para que sua campanha tenha um bom resultado, siga essas 5 dicas abaixo!

1 Invista em Marketing educacional

O marketing educacional é o meio pelo qual a sua escola será encontrada pelos pais dos alunos que você procura. São estratégias de comunicação, publicidade, posicionamento e presença digital que criam valor para a sua escola particular.

Veja em seguida estratégias de marketing educacional tanto online como offline. Lembrando que você não precisa aplicar todas elas, mas cada uma potencializa as suas chances de ter mais matrículas.

Aproveite as redes sociais de seus alunos

A primeira estratégia possível é, depois do lançamento de matrículas, fazer uma ação com os alunos em que a foto ou vídeo mais curtido nas redes sociais (preferencialmente instagram ou tiktok, que são as redes utilizadas pelos jovens) receberá um prêmio.

Isso deixará a sua escola em destaque com os conhecidos deles por um tempo.

Além disso, muitas matrículas veem por indicação, então aproveite as redes deles para divulgar sua escola!

É claro, para motivar os alunos o prêmio tem que ser de fato BOM e interessante para eles, como:

• Vale compras de valor alto;
• Playstation 5;
• Xbox Series S;
• Bicicleta etc.

Invista em tráfego pago

O tráfego pago são os anúncios que podem aparecer em vários lugares, como:

• Feed do instagram, facebook ou youtube.
• Pesquisa do google como “patrocinado” no primeiro link.

O bom dos anúncios é que você pode direcionar bem o seu público-alvo. Lembra da persona que você definiu no seu planejamento pré-campanha? É para pessoas que se encaixam nesse perfil que receberão seus anúncios.

Assim, você pode definir seus anúncios por:

• Renda;
• Idade;
• Interesses (educação, escolas, filhos etc);
• Localização etc.

Além disso, esses filtros todos podem ser combinados, por exemplo:

• Seu anúncio aparece para mulheres de 30-45 anos, que moram na sua cidade e pesquisaram por “escolas particulares” nos últimos 90 dias.
• Seu anúncio aparece para homens e mulheres de 30-45 anos, que moram na sua cidade e pesquisaram por “criação de filhos” ou palavras relacionadas e tem renda maior que 2 salários mínimos.

Dessa forma, você consegue fazer seu anúncio aparecer para quem de fato tem potencial para matricular um filho em sua escola.

Os anúncios podem ser oferecendo descontos, divulgando algum evento da escola (como o dia D de matrículas) ou mostrando o seu diferencial competitivo.

Em alguns casos, vale a pena contratar uma agência de Marketing Digital para fazer esse trabalho, pois eles cuidarão dos criativos e da segmentação do público.

Faça um calendário de publicação

Postar nas redes sociais do colégio de forma orgânica também é muito importante.

Dilvugue eventos, mostre a alegria de seus alunos, as atividades extracurriculares e quaisquer coisa interessante que tiver em sua escola.

Isso é crucial para que os pais que encontrarem sua escola pela internet possam “dar uma olhada” antes de visitarem pessoalmente.

Colete depoimentos de quem ama sua escola

O depoimento de quem já estuda na escola é muito valioso para trazer confiança e interesse para a instituição.

Uma boa alternativa para criar conteúdo é coletar depoimentos positivos de estudantes e pais que gostem da escola.

Ouvir da voz de um aluno o porquê de a sua escola ser uma boa escola com certeza tem um impacto positivo sobre as pessoas.

Esses depoimentos podem ser utilizados tanto para as mídias digitais quanto para o marketing offline, no formato de vídeos, textos ou, até mesmo, em eventos online com a presença dos alunos e professores ao vivo.

2 Capriche no dia do lançamento

Primeiramente, pegue uma aula, seja a primeira ou a última, para fazer o lançamento para os alunos.

Neste evento, você pode montar um palco para anunciar as coisas que terão na escola no próximo ano, os brindes que quem faz a rematrícula ganha e os brindes que serão sorteados para quem fizer a rematrícula até tal data.

É interessante fazer desse um dia especial, com pipoca à vontade para os alunos (o aluguel de um carro de pipoca é algo bem barato) e talvez até ter apresentação musical, recreio dirigido ou aluguel de brinquedos infláveis.

Faça desse dia inesquecível para os alunos!

Faça um dia D

O dia D ou qualquer outro nome que queira chamar é um dia com o foco nas rematrículas.

Esse dia deve ser em um final de semana para que os pais possam estar presentes e as crianças possam trazer os amigos para conhecerem a escola.

Esse basicamente é um dia recretivo para os alunos, faça uma gincana, alugue brinquedos infláveis, deixe pipoca à vontade e permita aos formandos venderem doces e salgados para arrecadarem dinheiro para a formatura.

Os alunos vão para brincar e, enquanto isso, os pais fazem as matrículas ou rematrículas.

Essa data deve ser muito divulgada e é uma oportunidade para os alunos e os pais se apaixonarem por sua escola.

É preciso ter ajuda dos professores e de todos os funcionários, fazendo um multirão especialmente na secretaria, para dar conta de fazer a rematrícula de todos.

Crie um sistema de indicação

A divulgação boca a boca é uma das melhores e mais antigas estratégias de publicidade e existe desde antes de o marketing ser inventado!

Uma boa maneira de melhorar a retenção dos alunos e conquistar novos estudantes é uma campanha de descontos por indicação.

Oferecer descontos para alunos matriculados que indicarem novos alunos, ou para familiares que vão ingressar na escola, estimula o engajamento dos familiares com a campanha de matrícula e permite pais e alunos mais fidelizados.

3 Facilite ao máximo a matrícula

Um formulário online de pré-matrícula que possa ser preenchido facilmente vai facilitar a matrícula. Além disso, deixar vários formulários impressos também é outra forma de facilitar.

Use o poder dos plantões de matrícula

Muitos pais não têm tempo durante as horas comerciais, por isso, fazer um plantão fora do horário comercial pode potencializar as matrículas e rematrículas.

Não precisa ser até tão tarde, mas em alguns dias da semana estender o horário de atendimento da secretaria até 20h já é o suficiente.

Forneça descontos

Descontos são uma excelente forma de atrair os pais para sua escola.

• Descontos para a matrícula feita até certa data;
• Descontos para os pais com dificuldades financeiras fazerem a rematrícula;
• Desconto para o pagamento em dia;
• Bolsas de estudo

Gastar menos dinheiro é um grande atrativo para os pais, por isso, invista nisso.

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4 Use Marketing de guerrilha

O marketing de guerrilha é uma estratégia focada em ações criativas e de baixo custo, mas de alto impacto.

Ele consiste em levar as ações da escola para fora dos muros da instituição, aproximando-se diretamente da comunidade.

Um exemplo prático seria organizar eventos e atividades interativas em locais públicos, como parques, shoppings ou feiras.

Além disso, os colaboradores da escola podem participar de atividades como distribuição de panfletos, dinâmicas lúdicas com crianças e apresentações curtas sobre os diferenciais da escola.

Essas ações criam visibilidade para a instituição e geram interesse nos pais que podem estar em busca de uma nova escola para seus filhos.

Em suma, é uma forma eficaz de “apresentar” a escola para aqueles que ainda não a conhecem.

5 Faça um Dia do amigo

O Dia do Amigo é uma estratégia de marketing que une o entretenimento à oportunidade de captação.

Nesse evento, os alunos atuais são incentivados a convidar um amigo para passar um dia na escola, normalmente em um sábado ou domingo.

A ideia é proporcionar uma experiência divertida e positiva para o visitante, permitindo que ele conheça a estrutura, os professores e a proposta pedagógica de maneira descontraída.

Esse tipo de evento tem grande potencial de atrair novos alunos, já que os visitantes têm a chance de vivenciar o ambiente escolar sem o compromisso imediato de matrícula, mas já despertando o interesse.

Além disso, os alunos atuais sentem-se valorizados ao serem incentivados a compartilhar sua experiência escolar com seus colegas.

Texto para campanha de matrícula escolar

É muito comum a veiculação de textos para a campanha de matrículas, especialmente sendo enviados por e-mail.

Texto para campanha de matrícula escolar para e-mail

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